Готовность к проверке: комплект по каждому работнику

Проверка по иностранному персоналу устроена предсказуемо: сначала сверяется список фактически работающих людей с тем, что числится по документам, затем по каждому человеку проверяется комплект. Расхождение в списке — самый тяжёлый сценарий, потому что оно означает человека, работающего без оформления, а не ошибку в бумагах.

Второй предсказуемый блок — соответствие профессии. В разрешении на работу указана конкретная профессия, и фактически выполняемая работа должна ей соответствовать. Человек, оформленный подсобным рабочим и работающий сварщиком, — нарушение, даже если у него есть квалификация и всё остальное в порядке.

Третий — сроки. Уведомления о заключении и расторжении договоров, миграционный учёт, продления. Здесь проверяется не наличие документа, а дата его подачи.

• ✓ Разрешение на работу с указанием профессии и региона
• ✓ Паспорт, виза и подтверждение постановки на миграционный учёт
• ✓ Трудовой договор, соответствующий профессии в разрешении
• ✓ Подтверждение подачи уведомления о заключении договора — с датой
• ✓ Медицинские заключения и действующий полис
• ✓ Журналы инструктажей по охране труда с отметкой о языке проведения
• ✓ Личная карточка выдачи средств индивидуальной защиты
• ✓ Документы о проживании по заявленному адресу

Работающий принцип один: папка на человека, а не папка на тип документа. Когда проверяющий спрашивает про конкретного работника, комплект должен подниматься целиком, а не собираться из шести разных мест. Компании, которые хранят разрешения в одном месте, уведомления в другом, а журналы по охране труда в третьем, тратят на предъявление часы и выглядят неподготовленными даже при полном порядке по существу.

Второй принцип — единый календарь сроков. Все даты, которые когда-нибудь истекут, живут в одном месте: разрешения, визы, полисы, медицинские заключения, повторные инструктажи. Просрочки почти никогда не возникают от незнания — они возникают от того, что дата была известна, но не стояла ни у кого в календаре.

Третий — фиксация подтверждений, а не только самих документов. Поданное уведомление без подтверждения подачи при проверке равнозначно неподанному.

• ✓ Формируем комплект по каждому работнику и передаём его заказчику целиком
• ✓ Ведём единый календарь сроков и предупреждаем до наступления дат
• ✓ Сохраняем подтверждения подачи уведомлений, а не только их копии
• ✓ Сверяем профессию в разрешении с фактической работой до выхода на объект